疫情之下,Microsoft 教您如何正确地居家办公

尽管许多移动团队和经理已经习惯于借助技术居家办公,但你可能与成千上万名远程工作者一样,是因为大流行病或业务需要而不得不过渡到这种新工作方式。 

这种独立工作模式不具备面对面交流和定期反馈的好处,对许多人来说都具有挑战性。不过,有一些针对小型企业的远程工作最佳实践可以让过渡过程更加顺利,并使居家办公更有效率。 

远程工作环境 

虽然也想高效工作,但居家办公可能会让你忍不住蜷缩在沙发上使用笔记本电脑、打开电视、穿着舒适的长袍和柔软的拖鞋。要抵御这种诱惑。应向在传统办公室环境中那样专业地对待居家办公,这一点很重要。  

设置一个专门用于工作的区域,最好尽可能远离分散注意力的东西。这种分隔可能是卧室的一角或其他家庭成员较少去的任何区域。你需要为自己提供一个有利于专注于工作任务的环境,就像在办公室一样。 

远程工作 – 工作用的工具 

远程工作需要办公场所的所有基本要素 – 通常需要更多。你仍然需要所有基本工具: 

  • 安全且符合人体工程学的工作台面或办公桌,用于放置计算机、笔记本电脑或其他设备 
  • 使用坐着舒服并且高度与桌面高度非常合适的椅子,帮助你保持正确的姿势 
  • 显示器(如果笔记本电脑或平板电脑要使用单独的显示设备) 
  • 打印机(如果执行工作任务需要用到) 
  • 可靠且安全的互联网连接或 WiFi 网络 
  • 居家办公可能意味着你不像在典型的办公室里那样安全,因为办公室会提供安全的网络、防火墙、定期打补丁的操作系统、病毒防护等。作为远程工作者,你需要保持相同的警惕,使软件保持最新(包括防病毒软件和操作系统更新)。 
  • 安装 VPN 软件以在远程办公室和业务系统之间提供安全的通信 

调整自己的节奏 

当你居家办公时,如果没有人来到你的桌旁跟你聊天,你很容易全神贯注于手头的工作。久坐会导致疲劳或健康问题。一定要注意休息,享受午餐时间,甚至可以出去散散步。 

确立例行程序 

在家工作的人必须像在办公室那样确立固定的工作日程。确立早上的日程:回复电子邮件、拨打重要电话、安排预约和其他常规办公程序。

对于一天结束时的例行程序也是如此。查看你的成果、为第二天或一周的剩余时间设定目标以及检查日历中的近期活动。 

维持例行程序并遵守时间表使得向虚拟工作模式的过渡变得容易。居家办公的好处是非常灵活。你的工作过程不一定要和在办公室工作一样,但保持一致可以帮助你提高效率并减轻压力。  

沟通 

经常与组员联系。虚拟工作环境要求使用技术,例如即时消息传递、电话会议和视频会议等技术。使用  Microsoft Teams  等工具可以让同事与经理之间有效沟通。这包括面对面会议,这些会议促进个人参与,并有助于打破许多居家办公的员工所感到的孤立感。 

参加电话会议时,请谨记会议礼节: 

  • 注意你的仪表、背景和任何干扰,例如噪音或技术问题 
  • 除非你正在演讲或发言,否则请保持静音 
  • 如果你要演讲,请将议程发送给受邀参与者,以便每个人都可以为要讨论的主题做计划。通知有关各方将使会议更高效,并有助于实现会议的目标。 
  • 参与 – 参与讨论并提出相关问题,确保所有参与者都知道你正在参加会议。 
  • 如果因日程安排或时区问题使得参加会议变得不可行,请确保关注领导者,获取有关主题和会议期间所作任何决定的信息 – 可以观看你错过的视频会议的录像。 

安全注意事项 

当你在家中或其他远程地点工作时,请务必牢记安全性。通过更改设备制造商设置的默认密码来保护你的家庭 WiFi 网络。使用 VPN 服务会加密你的流量,因此没有人会注意到你的视频会议或团队会议。 

在工作中运用最佳实践

不管你的虚拟工作环境是临时还是长期的,利用经验丰富的远程工作团队提供的这些最佳实践都可以帮助你提高工作效率并避免孤独感。 

远程工作时,请依靠易于使用的应用程序(例如,Microsoft Teams),使团队保持密切的沟通和协作。 

原文:小型企业的远程工作最佳实践

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